[기본이론] 입사했더니 '전표'정리를 하라고 해요

일정규모의 회사에 입사를 하게되면 경영관리팀 혹은 다른 이름의 부서에 속하게 된다.

신입으로 입사한 경우 그 속에서 나의 역할은 서류정리가 대다수일것이다.

 

입사 첫날부터 사수가 서류뭉치를 던져주며 '전표정리'를 가장 먼저 시킬 가능성이 크다.

그렇다면 '전표'란 무엇일까? 전표란 거래를 기록하기 위한것으로 통일된 양식이 있는것은 아니지만 보통 계정과목, 거래내용, 금액 등이 대표적으로 기입된다. 이를 토대로 '기장'을 하는것이다. 공통양식이 없는것은 내부에서 관리할 목적으로만 작성되기 때문에 필요한 내용만 들어간다면 굳이 다른회사의 양식을 빌려쓸 이유가 없다. 요즘은 전자영수증 등 전산화가 잘 되어있어 작성하지 않는 경우가 대다수이나 회계업무를 하는 사람들에겐 필수나 다름없기 때문에 자주 사용된다.

 

전표의 종류는 3가지로 입금전표, 출금전표, 대체전표로 나뉜다.

 

그 중에서 가장 많은 빈도로 사용되는 것은 대체전표이나 다른 것들도 각각의 사용되는 경우가 있기때문에 알아두면 실무에 도움이 될 것이다. 그럼 입금전표부터 알아보자. 말 그대로 입금, 즉 현금이 들어오는 거래에 대해서 기록하는 전표이다. 예를 들어 내가 장사하는 사람인데, 손님에게 내 물건에 대한 대가를 현금으로 받았다면 그 거래내용을 입금전표에 기록하는것이다. 출금전표는 반대로 현금을 사용한 거래에 대해서 기록하는 전표이다. 손님의 입장에서 생각해보면 물건을 사고 현금을 지불했다는 내용이 기록될 것이다.

 

앞서 말했듯이 대체전표가 거의 대다수 사용된다고 언급했다. 입금전표, 출금전표는 현금거래에 사용했다면 대체전표는 그 외 모든 경우에 사용한다. 말 그대로 현금이 움직이지 않는 거래이다. 예를들어 물건을 팔았는데 아직 현금을 못 받은 경우, 물건을 샀는데 대금을 나중에 주는 외상거래가 이에 해당한다. 외상거래가 발생했다면 차후 현금을 받게 될 것이고, 그때 입금전표, 출금전표를 사용하면 된다.

 

다시 처음으로 돌아가 이러한 전표는 왜 사용하는 것일까? 우리의 최종 목적은 정확한 재무제표를 작성하기 위한 것으로 재무제표를 본 사람이라면 1년동안 우리 회사에 무슨 일이 발생했고, 그 일이 누구와 발생했는지를 정확히 알 수가 없다. 재무제표 상에는 계정별 총 금액만 보이기 때문이다. 따라서 발생한 거래에 대해 일기쓰듯이 매일매일 기록할 필요가 생기는데 바로 전표 작성이다. 이러한 전표가 모여서 총계정별원장을 작성하게 되고, 이를 토대로 시산표가 만들어진다. 한발 더 나아간다면 우리의 최종목적인 재무제표가 만들어지는 것이니 기초단계인 전표 작성에서 실수가 발생한다면 정확한 재무제표가 만들어지지 않는것이다. 즉 전표의 목적은 하나, 올바른 장부 작성을 위해, 둘, 결재를 통한 내부관리의 목적이 있다. 이러한 기초토대가 되는 자료이니 꼼꼼히 기록하는 습관을 들이도록 하자.

 

회계일기 작성해보기

 

회계일기라고 하니 생소하게 느껴질것이다. 앞서 언급한 전표가 불러오는 후폭풍을 우리는 알고있기에 이제 매일매일 기록하는 습관을 들이고자 한다. 그 전표를 작성하는게 바로 장부다. 장부는 일기장과 같다. 회사에서 매일 벌어진 거래상황들을 기록하고(전표작성) 그것들을 모아 장부를 만든다. 이 장부가 1년이라는 시간을 거치면 바로 우리가 알고있는 재무제표가 된다.

 

전표는 매건의 상황을 기록하여 알려준다면 장부는 일정 기간 동안 어떠한 흐름이 있었는지 알수있다. 물론 전표만 잘 작성하면 장부는 자연스럽게 쌓이겠지만, 흐름을 알수있다는 측면에서 장부가 더 유용한 역할을 한다. 우리의 최종목적인 재무제표 작성을 위해서라도 중간 단계를 거쳐주는 것이 좋겠다.

 

그렇다면 재무제표는 어떻게 작성되는가?

 

회사에서는 경영을 위해 다양한 의사결정을 하게된다. 그 의사결정을 하기 위해서라면 재무제표 검토는 필수일 것이다. 재무제표란 재무와 관련된 여러개의 표를 의미하며 재무상태표, 손익계산서, 현금흐름표, 자본변동표, 주석으로 이루어져 있다. 재무제표는 어떤 순서로 작성되는가? 천천히 따라오기로 하자

 

1. 여러 거래에서 발생한 증빙(보통 세금계산서, 신용카드전표, 현금영수증전표, 계산서 등이 포함)을 토대로 전표를 작성한다. 전표에는 금액, 날짜, 거래처, 사용목적, 사용자 등 다양한 정보를 기록한다. 이 내용을 토대로 계정이 정해지는 것이다.

2. 일계표, 월계표의 작성도 하면 좋다. 일반적으로 규모가 작은곳에서는 잘 작성하지 않지만 회사 내부에서 편의성을 위해 작성되는 양식이다. 일계표는 말 그대로 하루에 있었던 계정과목의 내역과 금액을 집계한 표로 일계표가 잘 작성되어 있다면 월계표는 어려움없이 작성할 수 있다.

3. 앞서 전표에서 계정을 정했고 일계표도 작성했다면 총계정원장을 작성해보자. 총계정원장은 계정들을 모두 모은 장부로, 모든 거래내역을 계정과목별로 정리한 것이다. 모든 계정과목의 증감 및 잔액, 일별/월별 집계금액을 표시해주므로 결산과정에서 시산표, 재무제표 등이 산출되는 중요한 장부다. 총계정별원장은 필수적으로 작성해야 하는 양식이니 잘 작성해두도록 하자. 다만 각 계정의 상세한 내역은 알 수 없으니 자세한 내역은 보조원장등에서 확인해야 한다.

4. 다음단계는 시산표이다. 분개장에 기입된 모든 거래의 분개가 총계정별원장에 정확하게 기록되었는가를 조사하기 위해 작성하는 표를 시산표라고 한다. 시산표는 일반적으로 결산시기에 작성되며 그 종류로는 계정과목별로 잔액만 집계하는 잔액시산표, 합계만 집계하는 합계시산표, 잔액과 합계를 모두 집계하는 합계잔액시산표가 있다. 실무에서는 합계잔액시산표 즉, 합잔을 많이 사용한다. 우선 1차적으로 시산표를 작성하고 결산작업을 하기 때문에 매우 중요하다.

5. 결산정리사항 수정이다. 당해 회계기간의 손익을 정확하게 계산하기 위한 단계로  원장의 잔액을 정확하게 수정하는 절차를 결산정이라고 하며, 결산정리대상이 되는것을 결산정리사항이라 한다.

6. 최종적으로 장부마감이다. 재무상태표 계정은 차기이월로, 손익계산시계정은 잔액을 0으로 마감해야하고 동시에 손익계산서의 당기순이익을 재무상태표의 이익잉여금 계정으로 옮겨 적는 것을 말한다. 즉각 계정을 마감해 다음 회계기간의 자금활동을 기록하기 위한 준비가 마쳐졌다는 뜻이다.

 

간단하게 정리한것처럼 보이지만 기초공사부터 탄탄하게 하지 않으면 재무제표 작성에 어려움을 느낄수있다. 그러니 전표작성부터 차근차근 정리하는 습관을 들이도록 하자. 요즘은 전산이 잘 되어 전표를 작성하는곳은 드물지만 그래도 증빙은 최소5년은 모아두는 습관을 가지도록 하자.