적격증빙 중 대표적인 것으로 세금계산서와 계산서가 있다. 경리업무를 한다면 무조건 만나게 되어 있는 서류이고 중요한 부분을 차지하기 때문에 관리가 중요하다. 왜냐하면 세금계산서를 잘못 발행하거나 받으면 가산세가 발생되며, 더 나아가서 국세청에서 불필요한 오해를 한다면 문제가 발생할 수 있기 때문이다. 세금계산서와 계산서는 부가가치세의 근간을 이루는 제도이며, 만약 세금계산서 등이 불완전하게 작성되면 많은 국고 손실을 초래할 수 있다. 세금계산서를 사고파는 행위나 실제 거래 금액보다 세금계산서상의 금액을 더 많이 작성해서 주고받는 경우 등이 이에 해당될 것이다.
세금계산서란 사업자가 재화 또는 용역을 공급할 때 부가가치세를 거래징수하고 이를 증명하기 위해 공급받는 자에게 발급하는 영수증이다. 세금계산서는 공급하는 사업자가 매출세금계산서와 매입세금계산서 2매를 작성해 각자 1매씩 보관하고 신고한다. 요즘은 전자세금계산서가 있어 홈택스에서도 확인이 가능하다.
필요적 기재사항이란?
여기서 중요한 점은 필요적 기재사항을 정확히 작성하는 것으로 필요적 기재사항이란 매출자의 사업자등록번호, 상호, 대표자 성명, 매입자의 사업자등록번호, 공급가액, 부가가치세액, 작성일자이다. 필요적 기재사항의 전부 또는 일부가 기재되지 않았거나 그 내용이 사실과 다른 경우에는 세금계산서의 효력이 인정되지 않은다. 적격증빙을 받으면 인정된다고 하더니 이게 무슨 말인가?
예를 들어 새로 사무실 인테리어를 한다고 하자. 이때 가구점에서 부가세 포함 5,500만원에 가구를 구입하면서 실수로 이전에 운영한 사무실의 사업자등록번호를 알려주고 부가세 신고 때 매입세액공제를 받으려고 신고를 했다. 그러나 A씨는 필요적 기재사항을 잘못 기입했다는 이유로 세금계산서의 효력을 인정받지 못해 부가세 500만원을 환급받지 못했다. 금전적 손실이 발행한 것이다. 따라서 경리/회계 담당자는 이상이 없는지 잘 확인해야 한다.
그럼 가산세는 없을까?
앞서 세금계산서 관리가 중요하다고 말했다. 그 이유 중 하나는 가산세 때문이다. 세금계산서는 부가가치세와 연관되어 있어 관련된 가산세가 여러 종류이고, 특히 발급 시에 주의해야 할 점이 많다. 가산세의 핵심은 결국 세금계산서 발급시기이다. 세금계산서는 원칙적으로 재화 또는 용역의 공급시기에 발급해야 한다. 단, 일반적인 공급시기가 되기 전에 대가의 전부 또는 일부를 받고서 이에 대한 세금계산서를 발급한 경우에는 발급하는 때를 공급시기로 본다. 그렇다면 공급시기는 정확히 언제인가? 담당자라면 공급시기를 정확히 알고 있어야 한다.
가장 중요한 것은 재화의 경우 인도가 되는 때이고, 용역의 공급시기는 용역의 제공이 완료되는 때라는 것이다. 이러한 개념이 처음에는 어렵게 느껴지겠지만 자꾸 익히다보면 익숙해질 것이다.
예를 들어 의류를 제작해서 외국에 수출한다고 가정해보자. 이를 위해서는 의류를 디자인해 줄 회사에 용역을 맡기고 완성된 디자인으로 의류공장에 생산을 맡겨야 한다. 디자인 용역의 경우 A씨가 최종컨펌했다면 디자인 용역은 완료된 것으로 보고 디자인회사는 세금계산서를 발행하게 된다.
이후 A씨는 완성된 디자인을 받아서 의류공장에 넘기고 공장에서는 생산에 들어가게 된다. 두 달 후 의류공장에서 요청한 의류를 생산완료 하고 A씨에게 통보했으나 A씨가 다른 일정으로 외국에 있다보니 의류를 받지 못했다. 이때 생산된 의류의 경우 생산이 완료되었다고 세금계산서를 발행해서는 안된다. 아직 배송전이기 때문이다. 디자인의 경우는 용역이 완료되는 때, 생산의 경우 재화이기 때문에 재화가 인도되는 때 세금계산서를 발행해야 한다.
세금계산서를 주고받을때는 주의해야 한다
세금계산서를 발급받을 때는 거래 상대방의 사업자등록 상태, 과세유형과 필요적 기재사항이 정확히 기재되었는지 확인해야 한다. 국세청 홈택스에서 상대방 사업자등록번호를 입력해 과세유형 및 휴/폐업 상태를, 상대방 주민등록번호를 입력해 사업자등록 유무를 조회할 수 있고, 국세청 홈페이지에서 본인의 사업자등록번호와 상대방의 사업자등록번호를 입력하면 또한 사업자과세유형 및 휴/폐업 조회를 할 수 있다.
거짓 세금계산서를 주고받는 경우의 불이익
세금계산서를 실물거래 없이 발행하는 거짓 세금계산서는 발급받은 경우에는 매입세액을 공제받을 수 없으며, 공급가액의 3%에 상당하는 세금계산서 관련 가산세, 신고불성실가산세 및 납부불성실가산세를 물어야 한다. 결산시 비용으로 인정받지 못하며, 징역형 또는 무거운 벌금형에 처할 수도 있다.
거짓으로 세금계산서를 발급한 경우에는 공급가액의 3%에 상당하는 세금계산서 관련 가산세를 물어야 한다.
매입자발행 세금계산서 제도
매출자가 일반과세자임에도 불구하고 세금계산서를 발급하지 않는 경우, 매입자가 관할 세무서장에게 '거래사실확인신청'을 하고, 공급자 관할세무서장의 확인을 받아 세금계산서를 발급할 수 있는 제도이다.
1. 일반과세자로부터 재화-용역을 공급받은 모든 사업자(면세사업자도 포함)는 매입자발행 세금계산서를 발급할 수 있다.
2. 거래사실 확인을 신청하는 경우 다음과 같은 요건을 갖추어야 한다.
- 해당 재화 또는 용역의 공급시기가 속하는 과세기간의 종료일부터 6개월 이내 신청
- 거래건별 금액이 10만원 이상이어야 한다.
- 거래 사실을 입증할 수 있는 영수증 등 서류를 제출해야 한다.
신청인이 매입자발행 세금계산서를 발행하고 부가가치세 신고 또는 경정청구를 할 때 매입자발행 세금계산서 합계표를 제출하는 경우 매입세액으로 공제받는것이 가능하다. 매출자가 세금계산서를 발급하지 않는 경우에는 매출세액을 납부해야 함은 물론 공급가액의 2%에 해당하는 가산세와 신고납부불성실 가산세 등을 추가로 물어야하니 매출자에 해당한다면 세금계산서 발행을 놓치지 말고 꼼꼼히 챙겨보자