[기본이론] 증빙관리 이렇게 해보자

 

우리는 전표에 대해 정리해봤다. 그렇다면 전표는 증빙이 될까? 전표도 잘 정리만 되어 있다면 증빙이 되겠지만 그에 앞서 증빙서류를 잘 받아야 전표가 작성이 될거라 생각한다. 회사에서 무수히 많은 거래가 이루어지는데 이 거래들을 회계언어로 표현하자면 거래라는 것을 증명 또는 확인할 수 있는 자료가 있어야 하는데 그것을 우리는 증빙이라 부른다. 내가 어떠한 거래를 했다는 증거라는 것이다. 가장 대표적인 증빙으로는 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 등이 있다. 이를 적격증빙이라고도 한다. 하지만 모든 거래가 적격증빙만 받을수있는건 아니다. 예를 들면 거래처 사장이 결혼을 해서 결혼식 축의금을 지출했다면 결혼식의 객관적인 증거인 청첩장도 증빙이 된다. 이러한 증빙이 필요한 이유는 바로 실제로 지출되었는지를 확인하기 위해서다. 만약에 증빙없이 물건을 구매했다면 회사에 청구할때 순순히 정산을 해주지 않을것이다. 증거가 없기 때문이다. 그러니 회계업무를 하는 사람이 아닌 직원도 증빙에 대한 교육은 철저히 해야 할 필요가 있다. 대표도 마찬가지 이다.그래야 그 거래가 실제로 발생했는지를 알 수 있기 때문이다.

 

요즘은 국세청 전산망의 발달로 거래하는 쌍방 간의 거래상황 확인을 통해 불부합자료(한쪽은 거래했다고 하는데 상대방은 거래했다는 자료가 없어 전산상에 거래불일치가 뜨는 경우)가 나타나는 경우가 많아졌다. 물론 정상적인 거래인 경우 서로가 증빙을 내보임으로써 해결되는 경우도 있지만, 시간이 지나면 지날수록 증빙을 챙겨놓지 않으면 입증하기가 점점 어려워 세금에 가산세까지 한꺼번에 내야하는 경우가 상당수 많이 발생한다. 따라서 거래시에는 반드시 철저하게 서류를 준비하여 세무조사나 자료요구에 응하는것이 좋다.

 

증빙은 필수적으로 챙겨야 한다

 

만약 증빙이 없다면 거래사실을 인정해줄 사람은 아무도 없을것이다. 예를 들어 그 거래가 매입이라면 뭘 사지도 않았는데 돈이 회사밖으로 유출된 것이라 판단할 것이며, 그 거래가 비용이라면 실제로 비용이 발생하지 않았는데 거짓말을 하고 이익을 줄여 세금이 덜 나오게 한 것이라고 판단할 수도 있다. 이러한 일이 계속 발생한다면 그 회사는 이후에 실수로 증빙을 누락한 경우에도 고의로 누락했을 거라는 의심을 받을 수 있다. 실제로 최근에는 이른바 가짜증빙으로 인해 불성실한 세금신고가 발생했을 때 증빙의 신뢰성보다는 그 회사의 신뢰성을 우선적으로 판단하는 경향이 많아졌다.

 

여기서 중요한 점은 이러한 거래 관계에 대해서 회계기준과 세법에서 인정하는 부분이 다르다는 것이다. 국세청에서 인정하는 개념은 법률뿐만 아니라 다양한 예규 등에 의해서 확인이 가능하기에 이를 완전하게 만족시키기는 현실적으로 어렵다. 예를 들어 온라인에서 여성의류를 팔고있는 회사의 경우 동대문 등에서 아이템별로 3-5벌씩, 사이즈별로 사입해서 파는 경우가 있다. 여성의류이다 보니 매번 트렌드가 달라지고, 잘 팔리는 아이템을 찾기 또한 매우 어렵다고 한다. 동대문 의류 도매상의 경우 새벽에 영업을 하고 대다수가 현금으로 거래가 이루어지다보니 세금계산서를 주고받기란 거의 불가능하다. 이러한 특수한 경우를 국세청에서 인정해주지 않고 세금을 추징한다고 분명히 억울할 수도 있다.

 

그렇다면 적격증빙이 뭐길래? 어떻게 관리 해야할까?

 

글 초입에 적격증빙에 대해 언급하였다. 세금계산서, 계산서, 신용카드 매출전표, 현금영수증 이렇게 4가지만 세법에서 인정해주는 증빙이다. 세무 관점에서는 이러한 비용을 인정해주기 위한 증거물과 증거서류에 일정한 요건을 두고 있다. 앞서 여성의류 쇼핑몰을 운영하는 A씨는 매일 동대문에 가서 쇼핑몰에서 판매할 각종 상품을 사야 한다. 도매시장의 경우 일반적으로 한밤중에 열리기 때문에 택시를 타고 가서 사입을 하곤 한다. 동대문 시장에 가서 사입만 하는 것이 아니라 요즘 어떤 트렌드가 있는지 잘나가는 아이템은 뭔지 조사도 하고 중간중간 밥도 먹고, 간식도 먹는다. 이런 과정에서 발생하는 여러 비용들은 당연히 사업과 관련된 비용으로 매출을 일으키기 위해 지출되는 비용들이다. 이에 대해서 모두 비용으로 인정받기 위해서는 돈을 지급하면서 상대방에게 지출증빙이 될 만한 영수증을 받아야 한다. 이때 지출증빙으로 인정되는 영수증은 일정형식과 요건을 갖춘 영수증이어야 한다고 국세청에서는 말한다.

 

세법에서는 적격지출증빙의 보관기간을 5년까지로 규정하고 있다. 이때 보관기간은 지출을 한 시점으로부터가 아니라 신고기한으로 부터 5년이다. 예를 들면 개인사업자의 경우 2020년 1년동안 발생한 지출에 대해서 2021년 5월 말까지 종합소득세 신고를 해야 하는데, 2020년에 지출된 증빙은 2021년 6월 1일부터 5년, 즉 2026년 5월 말까지 보관해야 한다.

 

앞서 말한 지출증빙 4가지 중 해당되는 증거서류를 갖추지 못하면 어떻게 될까? 증빙이 아니라고 해서 무조건 비용으로 인정해주지 않는걸까? 다행히 그렇게 야박하지는 않은거 같다. 세법에서는 실질과세원칙을 적용한다. 앞서 언급한 적격증빙이라는 것은 어떻게 보면 납세자에서 일정 협력의무를 주는 것이다. 이러한 협력의무를 이행하지 않는다고 비용으로 무조건 인정하지 않으면 실제 이익이 나지 않은 사업에 대해 무리하게 세금을 부과하게 되는 것이다. 이때는 가산세를 부과해 납세 협력의무를 이행하도록 한다. 자동차 운전자가 과속을 하면 과태료를 우선적으로 부과하는 것과 마찬가지이다.

이러한 적격증빙을 수취해야 하는 규정에는 당연히 예외 규정도 있다. 사업을 하면서 모든 거래에 대해 적격증빙을 받기는 어렵기 때문에 앞서 예를 들었던 택시를 탔을 경우처럼 일반 영수증을 받을 수 밖에 없는 상황도 생기게 되는 것이다. 이러한 예외에 대해서는 세법에서는 구체적으로 규정하고 있으니 한번 찾아보도록 하자.