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경리회계실무

[경리업무] 초보 담당자를 위한 실수 노트

by 조금 전 발행됨 2025. 6. 20.
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안녕하세요 말랑집사 입니다. 어느덧 제가 회계담당자로 일한지 10년이 넘었더라구요.

제가 처음 회계 업무를 처음 시작했을 때, '나는 회계 천재가 될 거야!' 하는 설렘도 잠시, 쏟아지는 용어와 복잡한 프로세스에 막막함을 느꼈던 기억이 나네요. 여러분도 저와 같은 감정을 느꼈을거라 생각해요.

오늘은 제가 직접 겪었던 실수들을 공유하고, 초보 회계 담당자분들이 이런 어려움을 겪지 않도록 실질적인 팁과 노하우를 알려드릴게요. 이것만 알아도 업무가 훨씬 수월해질 겁니다!


절대 놓치면 안되는 증빙서류

회계 업무에서 가장 기본이자 중요한 것이 바로 증빙 관리입니다. '에이, 영수증 하나쯤이야' 했다가 나중에 큰코다치는 경우가 많아요. 특히 연말정산이나 세무 조사 때 문제가 되기도 하죠.

 

흔한 실수:

  • 법인카드 영수증을 잃어버리거나, 제때 제출하지 않아 누락되는 경우
  • 간이영수증이나 수기 영수증의 내용을 제대로 확인하지 않고 처리하는 경우
  • 해외 출장 등 특이 상황에서 증빙을 제대로 챙기지 못하는 경우

실수를 줄이는 꿀팁:

  • 영수증을 받는 즉시 회사 경비 처리 시스템에 업로드하거나 시스템이 없다면 스캔해서 보관하는 습관을 들이세요. 번거롭더라도 이때 해두면 나중에 후회할 일 없어요.
  • 월별 또는 유형별로 영수증을 보관할 수 있는 전용 보관함(서류철)을 만들고, 헷갈리지 않게 라벨링 해두세요.
  • 금액, 일자, 공급자 정보, 지출 내역을 반드시 확인하고 필요시 담당자의 확인 서명을 받아두세요. 애매하면 꼭 물어보세요!
  • 회사 내규에 따라 어떤 증빙이 필요한지 미리 숙지하고, 외부 지출 시 이를 잊지 않는 것이 중요합니다. 가능하면 적격증빙으로 받아서 챙겨야 해요.

계정과목 오류 생각보다 어려워요

처음에는 어떤 비용을 어떤 계정과목으로 처리해야 할지 헷갈리는 경우가 많습니다. 대충 비슷해 보여서 처리했다가 나중에 재무제표가 엉망이 되거나 세무상 문제가 될 수 있어요.

 

흔한 실수:

  • 복리후생비와 접대비, 소모품비와 비품 등 유사한 계정과목을 혼동하는 경우 (예: 회식비를 무심코 접대비로 처리?)
  • 임차료와 지급수수료처럼 명확히 구분되는 것을 잘못 입력하는 경우
  • 단순 소모품인데 비품(자산)으로 등록하는 등 금액 기준을 잘못 적용하는 경우 (회사 자산 처리 기준 확인 필수!)

실수를 줄이는 꿀팁:

  • 회사에서 사용하는 계정과목의 정의와 예시를 자주 확인하고 익숙해지세요. 필요하다면 나만의 간략한 '계정과목 컨닝페이퍼'를 만들어 책상에 붙여두는 것도 좋습니다.
  • 애매하다면 주저하지 말고 선배나 상사에게 물어보세요. 잘못 입력한 후 나중에 수정하는 것보다 훨씬 효율적이고 안전합니다.
  • 자주 발생하는 거래 유형에 대한 계정과목은 미리 파악하고 숙지해 두세요. 보통 회사마다 사용하는 계정과목은 정해져 있으니 금방 익숙해질 거예요.

정시퇴근을 위한 월별/분기별 마감 노하우

월별, 분기별, 연간 마감은 회계 담당자에게 있어 큰 산과 같습니다. 이때 제때 처리하지 못하면 다음 업무까지 밀리는 '도미노 현상'이 발생해요.

 

흔한 실수:

  • 마감일에 임박해서야 급하게 자료를 모으기 시작하는 경우
  • 특정 계정 잔액과 실물 재고 또는 증빙이 맞지 않아 원인을 찾느라 시간을 허비하는 경우
  • 월별 조정 분개(예: 감가상각비, 선수수익/선급비용)를 누락하거나 지연하는 경우

실수를 줄이는 꿀팁:

  • 월별 마감 시 필요한 자료, 확인 사항, 분개 내용 등을 상세히 적은 체크리스트를 만들고 하나씩 지워가며 작업하세요.
  • 마감일에 한꺼번에 처리하기보다는 매일 또는 매주 주요 거래를 점검하고, 미진한 부분을 미리미리 보완하세요.
  • 회계 프로그램의 자동 분개, 자동 전표 생성 등 자동화 기능을 최대한 활용하여 수작업 시간을 줄이세요. 손으로 하는 작업을 줄일수록 실수도 줄어듭니다.
  • 관련 부서에 마감 일정을 미리 공유하고 필요한 자료를 제때 받을 수 있도록 협조를 구하는 것도 중요해요. 원활한 소통은 빠른 마감의 지름길입니다.

AI (제미나이)를 활용한 나의 똑똑한 업무 보조

앞선 글에서 말씀드렸듯이, 저는 이런 문제 상황에서 제미나이(Gemini)의 도움을 받곤 합니다. 헷갈리는 계정과목을 물어보거나, 특정 증빙 처리 방법을 문의할 때, 심지어 복잡한 엑셀 수식을 만들 때도 제미나이의 역할이 컸어요. AI의 활용도는 더이상 말하지 않아도 되겠죠?

  • 인수인계서 작성 중 헷갈리는 계정과목을 제미나이에게 물어보고 정확한 정의와 활용 예시를 얻어 업무에 적용했어요.
  • "엑셀에서 이런 상황인데, 어떤 수식을 써야 할까요?"라고 질문하면 척척 답변해 주니 업무 시간을 대폭 단축할 수 있었죠.
  • 특정 업무의 프로세스를 처음부터 만들 때, 제미나이에게 "ㅇㅇ업무 프로세스 초안을 작성해 줘"라고 요청해서 기본적인 틀을 잡는 데 도움을 받았습니다.

회계 업무는 처음에는 어렵게 느껴질 수 있지만, 작은 실수들을 줄여나가고 꾸준히 배우면서 실력이 늘어나는 뿌듯함을 느낄 수 있는 직업이에요. 제가 알려드린 팁들이 초보 회계 담당자분들에게 조금이나마 도움이 되기를 바랍니다.

여러분의 회계 성장을 응원합니다!

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