[실무잡담] AI 업무에 얼마나 활용하고 계신가요?

안녕하세요. 요즘 AI가 점점 우리 일상속에 스며들고 있죠? 이제는 업무보조 툴(Tool)로도 많이들 사용하고 계신거 같아요.

 

저는 요즘 업무하다가 막히는 부분이 생기면 제미나이(Gemini)와 함께 이것저것 시도해보고 있어요. 제미나이와 대화하면서 문제 해결의 방향을 찾아가는 재미가 쏠쏠하더라구요. 덕분에 답을 찾고, 복잡한 엑셀 수식도 만들고, 더 나아가서는 문서 초안을 작성하는 시간까지 확 줄었답니다.

 

오늘은 제가 제미나이를 활용해서 업무 효율을 높인 실제 사례들을 여러분과 공유해 보려고 합니다.

 

기준이 헷갈린다면, 일단 제미나이에게 물어보세요

요즘은 해외로 출장을 많이 가잖아요? 해외에서 발생한 경비를 어떻게 처리해야 하는지 궁금할 때가 많죠.

물론 간단한 내용은 검색하면 나오겠지만, 애매하게 알고 있는 경우에는 검색해도 여전히 헷갈리는 때가 종종 있어요. 저는 이럴 때 바로 제미나이에게 물어봅니다.

 

질문(예시): 해외 출장 경비의 회계 처리 방법과 세무상 유의할 점을 상세히 알려줘. 우리 회사는 중소기업이야.

답변(예시): 해외 출장 경비는 원칙적으로 여비교통비로 처리하며, 항공료, 숙박비, 식비 등으로 구분할 수 있습니다. 다만, 세무상 출장 목적과 관련 없는 개인적인 경비는 손금 불산입될 수 있으니 주의해야 합니다.

• ...[자세한 회계 처리 방법 및 세무 유의사항 요약]...

보통 이렇게 몇 초 만에 정확하고 상세한 답변을 받을 수 있어서 시간을 크게 절약할 수 있어요. 질문은 되도록 구체적으로 하시면 더 유용한 답변을 얻을 수 있으니 참고하세요. (예: 어떤 업종인지, 어떤 계정과목을 쓸지 등)

 

복잡한 엑셀 수식도 고민 말고 물어보세요

회계 업무에서 엑셀은 그야말로 우리의 손발과 같은 도구죠. 하지만 때로는 복잡한 수식이나 함수로 인해 머리가 아프기도 해요. 이러다가 일은 못 하고 시간만 보내는 경우도 있죠. 제가 최근 경험한 사례를 공유해 드릴게요.

 

문제상황: 외부데이터에서 날짜를 추출해서 가져왔는데, 아무리 서식을 바꿔도 날짜로 인식을 못하는거에요. 도무지 뭐가 문제인지 모르는 상황이었어요.

AI 활용 방법: 저는 제미나이에게 문제의 캡처본을 공유하며 상황을 설명했어요.

질문: (캡쳐본을 공유해주며) 표기한 부분이 외부데이터를 가져온건데, 보이는건 날짜로 보이는데 막상 형식을 바꾸면 날짜로 인식을 못해. 뭐가 문제일까

답변: 몇가지 가능한 원인 설명과 해결방법 제시

 

이렇게 몇 가지 원인을 알려주면 저는 그중 가장 간단한 방법부터 시도해봐요. 저의 경우엔 '텍스트 나누기'로 바로 해결이 되어서 빠르게 처리할 수 있었죠. 또 다른 케이스로는 불필요하게 길어지는 수식을 간략하게 바꿔주기도 했어요. 덕분에 데이터를 로딩하는 시간도 덜 걸려 조금이라도 시간을 아낄 수 있었죠.

 

"이거 분석해서 보고서 내일까지 만들어줘!" 이제 부담 없어요!

간단한 분석자료라도 아무것도 없는 모니터를 보고있으면 막막할 때가 많죠? 이럴때 저는 제미나이에게 기본적인 틀을 잡아보자고 합니다.

 

질문(예시): 2024년 1분기 우리 회사의 손익계산서 데이터를 기반으로 매출원가율, 판매비와관리비율, 영업이익률에 대한 분석 보고서 초안을 작성해 줘. 주요 증가/감소 요인을 분석하고, 시사점을 포함해 줘.

답변(예시): ## 2024년 1분기 손익계산서 분석 보고서

• 본 보고서는 2024년 1분기 당사의 손익계산서 데이터를 바탕으로 주요 수익성 지표인 매출원가율, 판매비와관리비율, 영업이익률을 분석하고 시사점을 도출합니다.
• ...[각 항목별 분석 및 시사점 도출 내용 요약]...

이렇게 제미나이가 기본적인 분석 틀과 내용을 정리해주면, 저는 우리 회사만의 구체적인 데이터와 특이사항을 추가하고, 더 깊이 있는 분석 내용을 덧붙여 보고서를 완성합니다. 덕분에 보고서 작성 시간이 절반 이상 줄어들었습니다.

 

다만, 이것만은 꼭 기억해주세요!

제미나이와 같은 AI 도구는 우리가 업무하는 데에 많은 도움을 주는 것은 사실입니다. 하지만 AI가 주는 정보를 무조건적으로 맹신하는 것은 금물입니다. AI가 제공하는 정보는 반드시 검토하고 검증하는 과정을 거쳐야 하며, AI는 어디까지나 나의 업무를 보조하고 효율을 높여주는 도구임을 꼭 명심하셨으면 합니다!

 

AI를 활용하면서 저는 데이터 입력이나 수식 작성에 시간을 쏟기보다, 데이터를 해석하고 더 전략적인 의사결정을 내리는 데 집중할 수 있게 되었어요.

여러분도 오늘부터 저처럼 AI를 한번 활용해보시는 게 어떨까요? 유료 서비스가 부담스러우시다면, 무료로 먼저 사용해보시는 것을 추천드려요!

오늘도 제 글 봐주셔서 감사합니다.